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Come redigere un’email a un alunno: requisiti e regole

Uno degli strumenti di comunicazione più comuni per i tutor elearning è  l’email . Per adeguarsi all’ambito dell’insegnanza, l’email deve compiere i seguenti requisiti:

Formalità

Mantenere un livello di formalità adeguato nelle email di tutoraggio: utilzzo di un linguaggio preciso e corretto e mantenere certe convenzioni come il saluto, il congedo, la firma o il nome del mittente alla fine dei messaggi..

Leggibilità.

È legata alla facilità nel leggere e nel comprendere i testi. Si distinguono due tipi di leggibilità: leggibilità grafica e leggibilità linguistica.

La leggibilità grafica si realizza utilizzando una dimensione adeguata dei caratteri, spazi in bianco tra paragrafi, segni di enfasi (negretto, corsivo,…) rientri (liste o paragrafi in un margine interno), numerazioni, testi corti (se includono tutte le informazioni necessarie)… I criteri da tenere in conto sono:

  • La lunghezza delle linee non superi i limiti laterali. Generalmente si consiglia di non superare i 60 caratteri per linea.
  • Fare in modo che la lunghezza del testo non superi lo schermo visibile. Un messaggio che occupa più di uno schermo e mezzo visibile si considera lungo.
  • Distribuire il messaggio in paragrafi separati da linee in bianco.

La leggibilità linguistica dipende sia dalla complessità del vocabolario sia dalla costruzione sintattica. I principali criteri per elaborare un testo leggibile a livello linguistico sono chiarezza, precisione e concisione.

Oltre a chiarezza, concisione e adeguatezza, bisogna tenere in conto altri aspetti come:

Disponibilità.

È basilare rispondere a tutte le email dimostrando interesse e disponibilità. Nel caso in cui le richieste degli alunni non riguardino direttamente le proprie competenze personali o risultino eccessivamente generiche, bisogna sempre offrire una soluzione come, per esempio, dirigere l’alunno verso un altro profesionista, consigliare materiale bibliografico, chiedere di riformulare la domanda..

Bisogna rispondere nell’arco di tempo stipulato e comunicato agli alunni. Un margine di 48 ore è il tempo solitamente stimato. Nel caso di impossibilità nel rispondere ai messaggi nell’arco di tempo stimato, è conveniente avvisare gli studenti spiegando brevemente la causa e, nel caso in cui la richiesta dell’alunno richieda un tempo maggiore di risposta, è altrettanto conveniente l’invio di una prima risposta nella quale si indicherà all’alunno che nel più breve tempo possibile riceverà una risposta concreta alla sua domanda.

Attenzione personale

Usate sempre il nome dell’alunno nel saluto in risposta ai messaggi individuali. Si consiglia di usare la forma “Lei” se si tratta di un primo contatto e, successivamente, in base al tono della comunicazione, tendere verso il “tu”.

Oltre all’uso del nome, l’attenzione personale si dimostra contestualizzando la risposta in funzione dell’informazione previa (inviata o ricevuta) e facendo una  breve sintesi del messaggio dell’alunno prima della risposta.

Relazione cordiale e rispettuosa

In ciascun messaggio bisogna salutare e congedarsi. Se i messaggi sono rivolti a un gruppo, dirigersi a entrambi i sessi.

In generale bisogna evitare toni imperativi, lasciando spazio a suggerimenti, proposte, consigli,… Nelle valutazioni bisogna sottolineare sia gli errori sia i successi.  Se si aspetta una risposta, è necessario indicarlo.

Un altro aspetto importante che il tutor deve tenere in conto nella scrittura di un’ mail è l’intenzione del messaggio, la quale può essere:

  • Informazione di interesse generale per il gruppo. Lo stile più adeguato è neutro e formale, in quanto i messaggi sono diretti a tutto il gruppo.
  • Informazione personale, con l’obiettivo di rispondere ai dubbi e commentare i risultati delle prove individuali. Si tratta di messaggi privati, dal momento che il linguaggio utilizzato prevede un tono più informale, specialmente se si mantiene un contatto assiduo con l’alunno. Quando il contatto con l’alunno è sporadico,  si consiglia di mantenere un tono neutro e un registro formale.
  • Partecipazione nel forum. In questo tipo di messaggi il tutor può partecipare come un alunno in più, garantendo chiarezza nei messaggi, usando uno stile meno formale e allo stesso tempo un tono neutro. Quando si tratta di riassumere altri interventi, i messaggi devono essere ben strutturati, senza eccedere nella lunghezza del testo.

Considerando la funzione pratica, si possono distinguere tre tipi di messaggi:

  • Messaggi di protocollo: presentazione, benvenuto, saluti e congedi in periodi di vacanza, resoconti periodici sui risultati…si basano su uno stile formale, con l’utilizzo di formule di cortesia.
  • Messaggi motivanti: promemoria di attività, proposte di dibattito, invio di messaggi personali per gli alunni che non partecipano… si tratta di messaggi che permettono un tono soggettivo ed espresisoni poco formali, per esempio “non dimenticatevi di.. forza e buona fortuna!…”
  • Messaggi referenziali: commenti ad attività o lavori presentati, presentazione di contenuti teorici, orientamento alla realizzazione delle attività…vale a dire, trasmettere informazioni di tipo accademico o legate a questioni organizzative. Lo stile del messaggio deve essere neutro e oggettivo.

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