Al mondo d’oggi, ora più che mai, viviamo in un mondo globalizzato e oltremodo competitivo, dove conoscere i protocolli e le procedure fondamentali da attuare in ambito aziendale può essere la chiave del successo di una organizzazione. In qualsiasi situazione o luogo, sia in ambito pubblico che privato, esistono una serie di regole da sapere che possono facilitare i nostri rapporti con gli altri e portarci a una comunicazione più formale e molto più efficace a seconda di ogni contesto.
In questo modo, conoscere i vari protocolli diventa di estrema importanza per via della sempre più necessaria interrelazione tra persone e istituzioni. Tuttavia, bisognerà tener presente che, quando si organizza un evento, vi sono alcune norme di base che dovranno essere conosciute e seguite per poter raggiungere l’obiettivo prefissato.
Come organizzare un evento?
Determinare il tipo di evento
Conoscere la proprietà dell’organizzatore, se pubblica o privata, e la natura dell’evento ci aiuterà a sapere quali saranno i mezzi necessari per poterlo realizzare. In questo senso gli eventi possono essere ufficiali, di beneficenza, sportivi, commerciali, etc.
Conoscere l’obiettivo dell’evento
Saper identificare l’obiettivo dell’evento sarà la chiave per stabilire la strategia da dover seguire. Per quanto un evento sia ben pianificato, se non saremo chiari sul suo obiettivo principale, non servirà a nulla. Inoltre, questo aspetto ci aiuterà a scegliere la location e la data in cui l’evento avrà luogo , il budget, la lista degli invitati appropriata oltre ai mezzi necessari.
Ringraziare per la partecipazione
Sebbene possa sembrare del tutto ovvio e persino scontato, è un fattore molto importante. Ringrazie per la partecipazione, la professionalità e la sponsorizzazione che ci hanno aiutato ad organizzare il nostro evento, è altamente consigliato e gioverà al nostro personal branding, ovvera la propria immagine personale, che andrà a riflettersi sugli eventi futuri.
Valutazione finale
Questo è forse l’aspetto più importante dell’intero processo, poiché sarà di vitale importanza effettuare successivamente un’analisi approfondita e verificare se abbiamo raggiunto il nostro obiettivo o meno. Inoltre, sarà d’aiuto nel guidarci a migliorare diversi aspetti degli eventi futuri.
6 regole fondamentali
Una volta deciso come organizzare il nostro evento, il passo successivo sarà individuare quali saranno le regole di base da seguire per agire correttamente.
Mantenere l’educazione
Sembra superfluo ricordarlo, ma è una delle regole più importanti che spesso viene trascurata quando si prende una certa confidenza iniziale con un’altra persona. L’educazione, insieme al sapersi comportare, sono alla base dell’evento.
Salutare i partecipanti
Chiunque abbia partecipato all’evento, non importa quanto importante sia per i nostri affari, se abbia rilevanza sociale o famoso che sia, non dovrà essere trascurato e tralasciato a sé stesso durante tutto l’evento.
Avere un buon atteggiamento comunicativo
Come l’educazione, la comunicazione fa parte delle regole che stanno alla base della buona riuscita di un evento, poiché bisognerà aver cura del linguaggio e delle espressioni utilizzate. È vero che si dovrà parlare con tutti i partecipanti e incoraggiare lo scambio di opinioni, ma sarà necessario farlo sempre con un atteggiamento positivo, formale e contenuto per fornire valore aggiunto a coloro che sono coinvolti.
Mantenere una buona postura del corpo
Quando si scambiano informazioni o si parla con gli altri, la postura del nostro corpo è molto importante, così come sarà bene mantenere un buon contatto visivo con l’interlocutore. In questo modo dimostreremo il nostro interesse e, al contempo, faremo in modo che gli altri prestino attenzione ed interesse a ciò che stiamo comunicando e alle nostre proposte.
Fare una buona impressione
Nonostante “non bisogni mai giudicare un libro dalla sua copertina”, la prima impressione in un evento è altamente importante. Per tale ragione far bella impressione sugli altri sarà sempre uno degli obiettivi principali. Una delle forme più semplici e visualmente effettive è attraverso l’abbigliamento e la propria immagine, poichè sono in grado di trasmettere a prima vista un’impressione positiva e di successo.
Puntualità
Per molte persone la puntualità è un dettaglio di grande importanza e pertanto non bisognerà assolutamente sottovalutare questo aspetto. Essere in ritardo a un evento potrà arrecare danni alla propria immagine. Un consiglio in tal senso che potrà giovare al proprio personal branding sarà quello di partire prima per poter essere puntiali. Non solamente farete buona impressione ma dimostrete anche interesse.
Possiamo affermare tout court che, sebbene l’organizzazione di eventi implichi un’attenzione minuziosa ad ogni dettaglio, prevedendo anche i vari possibili imprevisti che potrebbero insorgere in un piccolo piano di contingenza, la corretta assunzione e implementazione delle regole e delle procedure più basilari può portare a un successo clamoroso. Potremo dare una buona immagine e ottenere una buona comunicazione con altre persone, aziende, fondazioni o istituzioni.
FORMAZIONE CORRELATA: Corso Universitario di Specializzazione: Pubbliche Relazioni
