Un comunicato stampa è un documento scritto, all’interno del quale si forniscono informazioni riguardo ad un tema, ad una persona e/o ad un prodotto, successivamente inviato ai mezzi di comunicazione in modo che tali informazioni possano essere diffuse.
Il comunicato stampa può essere più o meno breve e può contenere valutazioni e giudizi oltre ad un testo puramente informativo.
Il primo passo per redigere un comunicato stampa è avere ben chiaro ciò che si vuole comunicare e, in un secondo momento, stabilire la struttura da seguire per sviluppare l’argomento. Al giorno d’oggi esistono i cosiddetti comunicati stampa “tradizionali” e i “2.0” e, sebbene esistano vari formati e modelli, la struttura comune è la seguente:
Intestazione.
Include il logo dell’ente o degli enti che inviano il comunicato, insieme a data e luogo di invio.
Nel caso in cui il comunicato stampa venga inviato ai mezzi di comunicazione internazionale è necessario indicare nella parte superiore del foglio o nella parte laterale sinistra che si tratta di un “COMUNICATO STAMPA”. Se il comunicato si invia direttamente a centri di diffusione online, ciò non sarà necessario e si potrà iniziare direttamente dal Titolo, poiché verrà pubblicato così come lo si redige.
Titolo.
È relazionato all’argomento del comunicato stampa. Deve necessariamente essere corto, diretto e attirare l’attenzione. Si raccomanda di non superare le 10 parole.
Si consiglia, inoltre, che il titolo distacchi rispetto al corpo del testo, scritto a caratteri grandi, in grassetto e in posizione centrata. Allo stesso modo possiamo trascrivere occhiello e sottotitoli.
Solitamente, all’interno del titolo si utilizzano parole considerate chiave con l’obiettivo di velocizzare e migliorare la visibilità e la posizione del comunicato all’interno dei motori di ricerca come Google (SEO). Tuttavia si consiglia di non cambiare il significato del titolo solo per migliorare la posizione del comunicato all’interno dei motori di ricerca poiché, a lungo andare, si otterrà un effetto contrario.
Considera che i motori di ricerca rintracciano fino alle prime novanta parole del corpo del comunicato.
Sommario.
Il primo paragrafo o introduzione corrisponde alla regola anglosassone delle 5W: chi/che cosa, quando, come, dove e perché.
Si indicano inizialmente località e data, elementi che influenzeranno in buona parte l’interesse, dato che si considera più importante ciò che viene percepito vicino nel tempo e nello spazio. Nel caso di comunicati 2.0, perchè questi possano apparire in rilevanza nei motori di ricerca, è indispensabile inserire alcune parole chiave.
Corpo del comunicato.
Sviluppano e completano l’informazione previamente introdotta attraverso la regola delle 5W, nel seguente ordine: l’informazione più importante in alto, la meno importante in basso. All’interno del corpo del comunicato è necessario compiere le aspettative create mediante il titolo ed evitare le ripetizioni.
Deve contenere tra le 300 e le 500 parole, suddivise tra uno, due o tre paragrafi, scritte necessariamente in gergo giornalistico: è necessario che la fonte sia attendibile e che esista la possibilità di confrontare le informazioni ottenute con altre fonti. Al contrario, il linguaggio pubblicitario si basa sulla persuasione e sull’impatto sul pubblico.
Se il comunicato stampa viene redatto per la pubblicazione online e si vogliono rispettare le norme SEO, è preferibile inserire un collegamento alla pagina web ogni due paragrafi, nei punti considerati come più convenienti, senza però alterare il testo. Non si deve mai inserire pubblicità diretta all’interno dei comunicati stampa, perché questa verrebbe segnalata come spam.
Recapiti.
Nome del portavoce o rappresentante dell’ente, specificare il ruolo che ricopre, il nome dell’ente, telefono/fax, e-mail e URL della pagina web dell’azienda.
Allegati.
Si tratta di materiale optativo per invio a mezzi di comunicazione tradizionali, obbligatorio invece per la pubblicazione diretta online. Includono fotografie inerenti la notizia o l’ente (una o due), video o qualsiasi altro materiale che possa essere aggiunto e che possa aiutare a spiegare il significato del comunicato stampa.
I motori di ricerca valutano positivamente il materiale multimediale e fotografico. Le foto devono essere accompagnate da una didascalia che le ponga in relazione con il comunicato; l’etichetta ALT (testo alternativo), è altresì migliore se si usano parole chiave.
Struttura di un comunicato stampa
