Come redigere un rapporto di valutazione

Le schede di valutazione sono documenti nei quali si valutano in maniera dettagliata tutti gli elementi relativi ad un progetto o attività.

La sua funzione primaria è quella di comunicare determinati risultati a un pubblico predefinito, (Sono stati raggiunti gli obiettivi?, Sono state rispettate le date di consegna? Sono state svolte tutte le attività proposte? Quanto è costato? Che procedimenti o metodologie sono stati utilizzati? Quali sono i punti forti e deboli? ...) cercando di essere il più obiettivi possibile nell’elaborazione e nell’esposizione.

Anche se, in alcuni casi e per certi destinatari, le schede di valutazione sono di tipo orale, generalmente si tratta di documenti scritti e, i professionisti che ne realizzano l’elaborazione e la valutazione, devono sforzarsi affinchè siano comprensibili a tutti i coloro a cui sono diretti. Perciò, risulta molto importante identificare e conoscere bene i destinatari del nostro verbale di valutazione.

In tutti i progetti o attività, la maggior o minor parte dei soggetti implicati possono usufruire di questo documento, premesso che possa offrire informazioni coerenti ed accessibili e che risponda a domande pertinenti al tipo di pubblico a cui è destinato.  Per esempio, la scheda di valutazione per un servizio di mediazione scolastica per il corpo docente non sarà uguale a quella destinata al collettivo dei genitori.  

Sebbene vengano realizzate diverse schede, in base al tipo di documento (che si tratti di un documento ampio per uso interno o che riporti pochi elementi per la categoria di destinatari a cui è diretta), c’è chi appoggia l’elaborazione di un unico tipo di verbale. Questa opzione, oltre a risultare più semplice, risulta più diretta e influente in quanto, attraverso un unico messaggio, si trasmette un accordo generale. Ad ogni modo, è imprescindibile una scheda di valutazione per uso interno o privato per i responsabili del progetto o dell’attività e, una scheda pubblica per un pubblico più ampio e aperto.

In linea generale, nell’elaborazione della scheda bisogna prestare attenzione a :

  • Utilizzare un linguaggio chiaro, preciso, senza giri di parole innecessari o ambiguità.
  • Conviene inoltre evitare l’uso di parole volgari e usare un’ortografia, una grammatica e una punteggiatura corretta, per evitare che si deteriori l’immagine del mittente e del contenuto della scheda.
  • Adattare il linguaggio e la terminologia in base ai destinari. L’obiettivo è che questi ultimi capiscano perfettamente il contenuto delle schede. Come regola generale, non bisogna usare abbreviazioni.
  • Esplicitare sempre i dati originali sui quali si basano le statistiche. Si devono evitare considerazioni personali: ricorsi verbali come: «credo», «penso», «mi piacerebbe”,…  possono essere sostiuiti da: «si osserva», «si  è  analizzato»,… 
  • Rimarcare le nostre affermazioni con espressioni come «forse..”, “probabilmente..”, “sembra che..” quando non siamo completamente sicuri di ciò che stiamo affermando.

Una possibile proposta, in relazione ai punti da considerare nell’elaborazione e nella presentazione della scheda di valutazione può essere la seguente:

Introduzione che riporti l’intenzione e lo scopo del documento, ossia in cosa consiste il verbale, qual è il suo proposito e la referenza dell’ente, vale a dire l’istituzione o il collettivo che ha realizzato la valutazione e che emette il verbale.

Sommario, che riassuma brevemente il contenuto della scheda e che specifichi i punti principali e secondari su cui si organizza la scheda.

Descrizione del programma, attività o caso oggetto della valutazione, indicando tutte le informazioni rilevanti in merito. Per esempio,  se si tratta di un programma breve, quali sono gli obiettivi, le caratteristiche, attività, ricorsi, l’istituzione organizzatrice, il sussidio economico,…

Descrizione dello studio valutativo: esporre il processo di valutazione sviluppato, facendo riferimento ai contenuti della valutazione, alle sue fasi, agli indicatori utilizzati, al metodo e ai procedimenti di raccolta di informazioni e di analisi ecc.

Presentazione dei principali risultati, che sia chiara e che preveda strumenti come tabelle, grafici, mappe concettuali, ecc. In definitiva, che ricorra a tutto ciò che possa far sì che le informazioni siano facilmente leggibili.

Discussione dei risultati e valutazione. Nella scheda di valutazione non si descrivono solo i risultati; questi ultimi devono essere confrontati con valori di riferimento durante la valutazione (necessità, obiettivi del programma,…) per emettere la conseguente valutazione.

Conclusioni e consigli, i quali prevedono le considerazioni finali e la valutazione. La valutazione realizzata nella fase precedente deve portare a una serie di decisioni finali che servano a progettare piani di miglioramento e/o azioni future.

Speriamo che questa prima visione generale dei verbali di valutazione ti sia risultata utile. Aggiungeresti qualche punto in più alla proposte che abbiamo presentato? Non dimenticarti di commentare!